關(guān)鍵一：提前確定活動(dòng)時(shí)間與地點(diǎn)，給活動(dòng)籌備預(yù)留充足時(shí)間

　　一場(chǎng)活動(dòng)確定日期、地點(diǎn)等核心方案時(shí)，不能太晚，原則上應(yīng)提前兩個(gè)月以上，并及時(shí)通過(guò)發(fā)通知、快遞、傳真等方式告知相關(guān)企業(yè)。因?yàn)椋�企業(yè)接到邀請(qǐng)函后，還需要協(xié)調(diào)出席人員的日程，而活動(dòng)主辦方也需要

　　我們?cè)诨I備本次三亞活動(dòng)時(shí)，由于跟合作方的協(xié)調(diào)問(wèn)題，在前期出現(xiàn)了變更活動(dòng)時(shí)間及地點(diǎn)的情況，導(dǎo)致向企業(yè)發(fā)了兩次會(huì)議通知，導(dǎo)致活動(dòng)前期準(zhǔn)備時(shí)間較短，一定程度上影響了活動(dòng)的開(kāi)展效果。

　　在確定行業(yè)年會(huì)等大型活動(dòng)時(shí)，我們建議舉辦時(shí)間應(yīng)盡量靠前，最好在12月份，而不要安排在1月舉行，因?yàn)?月份是企業(yè)年會(huì)、經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議的密集舉辦時(shí)期，容易形成日程上的沖突。另一方面，因?yàn)槟甑赘魃虆f(xié)會(huì)、各大媒體評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)較多，企業(yè)年度評(píng)獎(jiǎng)?lì)A(yù)算有限，企業(yè)常常先入為主，越往后舉辦的評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，企業(yè)參與熱情和精力也會(huì)越低。

　　關(guān)鍵二：在與合作方共同主辦活動(dòng)時(shí)，應(yīng)分清主次關(guān)系，確立主導(dǎo)地位

　　目前，大型活動(dòng)由兩家乃至多家機(jī)構(gòu)聯(lián)合主辦的趨勢(shì)越來(lái)越多。雙方合作的初衷都是企望整合雙方的各項(xiàng)資源，產(chǎn)生1+1〉2的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合效應(yīng)。但如果不能妥善協(xié)調(diào)、處理雙方在活動(dòng)中的定位與分工，合辦活動(dòng)還可能產(chǎn)生負(fù)的組合效應(yīng)。

　　在大型活動(dòng)中，恰當(dāng)且可行的做法是將活動(dòng)中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效分解，由一方主負(fù)責(zé)。形成整體活動(dòng)雙方合作、具體活動(dòng)分工負(fù)責(zé)的良好合作機(jī)制，避免因職責(zé)交叉或互相推諉導(dǎo)致的活動(dòng)組織混亂現(xiàn)象，從而保證活動(dòng)的效果。

　　關(guān)鍵三：活動(dòng)接送機(jī)應(yīng)統(tǒng)籌安排，重要嘉賓應(yīng)專(zhuān)人全程服務(wù)

　　首先，要使嘉賓聯(lián)系表隨時(shí)更新，保證接送機(jī)信息為最新、最準(zhǔn)確的信息。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，在活動(dòng)接機(jī)中，不應(yīng)以人為序，而應(yīng)以時(shí)間為序，這樣接送機(jī)更為方便、高效。

　　接送機(jī)每個(gè)流程都由專(zhuān)業(yè)固定負(fù)責(zé)，防止負(fù)責(zé)人臨時(shí)變換，影響上下方接口人的及時(shí)溝通。負(fù)責(zé)接待的人員應(yīng)保持及時(shí)的溝通，各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)銜接，比如接機(jī)人員在接到嘉賓后，應(yīng)及時(shí)通知安排下一流程接口人安排酒店住宿與房間。

　　重要嘉賓的接待工作是會(huì)務(wù)接待的重中之重，它直接影響著活動(dòng)的最終成效。一旦重要嘉賓對(duì)會(huì)務(wù)接待不滿(mǎn)意，將形成及其惡劣的社會(huì)影響。因此，重要嘉賓應(yīng)打破常規(guī)，由專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)接待。具體到住宿、飲食、出行等都需全程服務(wù)，讓重要嘉賓切身體會(huì)到服務(wù)的無(wú)微不至，對(duì)活動(dòng)組織方產(chǎn)生良好的印象。

　　關(guān)鍵四：活動(dòng)中演講嘉賓貴精不貴多，演講主題應(yīng)反映行業(yè)熱點(diǎn)與難點(diǎn)問(wèn)題

　　演講嘉賓宜少且精。演講嘉賓應(yīng)是國(guó)家有關(guān)部門(mén)、知名企業(yè)家、行業(yè)資深人士、知名專(zhuān)業(yè)學(xué)者等重量級(jí)人物。一般一場(chǎng)論壇的演講嘉賓以2-3人為宜，因?yàn)檠葜v嘉賓過(guò)多，容易引起聽(tīng)講人“疲勞”，也易出現(xiàn)演講人水平層次不齊的現(xiàn)象，從而影響論壇整體水平。

　　演講主題的選擇應(yīng)該貼合行業(yè)熱點(diǎn)、難點(diǎn)，就企業(yè)及行業(yè)發(fā)展普遍關(guān)心的問(wèn)題展開(kāi)分析，探尋解決之道，給與會(huì)人士切切實(shí)實(shí)的“好處”。

　　關(guān)鍵五：對(duì)話(huà)環(huán)節(jié)應(yīng)強(qiáng)調(diào)行業(yè)性，嘉賓對(duì)話(huà)應(yīng)不受限制、保證深入和全面

　　嘉賓對(duì)話(huà)環(huán)節(jié)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)行業(yè)主題，而不要辦成以企業(yè)為主體的答謝會(huì)或招商會(huì)。論壇主持人應(yīng)引導(dǎo)對(duì)話(huà)嘉賓開(kāi)誠(chéng)布公、暢所欲言，對(duì)大家普遍關(guān)心的問(wèn)題展開(kāi)深入討論，對(duì)行業(yè)現(xiàn)狀及趨勢(shì)進(jìn)行深度總結(jié)。

　　在嘉賓對(duì)話(huà)中，論壇主辦方應(yīng)保持公平、公正與中立的立場(chǎng)。不參與嘉賓之間的爭(zhēng)論，但要引導(dǎo)嘉賓的言論，防止惡意攻擊等現(xiàn)象的發(fā)生。

　　關(guān)鍵六：晚宴應(yīng)細(xì)化流程，實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)制，確保各個(gè)環(huán)節(jié)萬(wàn)無(wú)一失

　　晚宴涉及面廣，極易出現(xiàn)冷場(chǎng)、鏈接不暢、次序混亂等情況。因此，晚宴策劃與執(zhí)行務(wù)必要深入細(xì)致。在時(shí)間及條件允許的情況下，最好在正式晚宴前一至兩天彩排一次，鍛煉團(tuán)隊(duì)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)化解。

　　晚宴活動(dòng)執(zhí)行人員應(yīng)分工明確，嚴(yán)格執(zhí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)制。節(jié)目單與晚宴流程表應(yīng)音響師、主持人、演藝公司領(lǐng)隊(duì)、晚宴負(fù)責(zé)人人手一份。

　　主持人對(duì)接、節(jié)目串場(chǎng)、酒水供應(yīng)、禮儀小姐等重要環(huán)節(jié)都需由專(zhuān)人全程跟進(jìn)。并且，主辦方還需預(yù)留至少一名機(jī)動(dòng)人員，負(fù)責(zé)各方聯(lián)絡(luò)，并在某個(gè)環(huán)節(jié)需要協(xié)助時(shí)及時(shí)增援。

　　會(huì)務(wù)無(wú)小事。一場(chǎng)成功的活動(dòng)，勢(shì)必是全體會(huì)務(wù)人員精誠(chéng)合作、用心服務(wù)的結(jié)晶。即使這樣，在活動(dòng)中，仍會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的小失誤或者不足。這需要我們充分總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，在實(shí)踐中不斷完善活動(dòng)策劃與執(zhí)行，使活動(dòng)一次比一次出色，一次比一次完美。